Privacyverklaring MemBirds

Versie: 1.1

Ingangsdatum: 13 augustus 2025

1. Inleiding

MemBirds hecht grote waarde aan uw privacy. Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij verzamelen. Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden voor commerciële doeleinden.

Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens via onze website, applicatie en de daarmee verbonden diensten. In dit document leggen wij uit:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken.
• Met welk doel en op welke grondslag.
• Welke subverwerkers wij inschakelen.
• Waar uw gegevens worden opgeslagen.
• Welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor vragen over deze verklaring kunt u contact opnemen via de gegevens onderaan dit document.

2. Rollen en verantwoordelijkheden

MemBirds is in de meeste gevallen verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten (bijvoorbeeld in hun online leeromgeving), zijn wij verwerker en handelen wij uitsluitend op instructie van die klant. Met onze klanten sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA) conform artikel 28 AVG.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van onze diensten, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres)
• Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, functie, BTW-nummer)
• Betaalgegevens (bankrekeningnummer, creditcardgegevens)
• Gebruiksgegevens (IP-adres, browsergegevens, inloggegevens, tijdstippen van gebruik)
• Communicatie-inhoud (berichten, supportverzoeken)

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: uitvoeren van de overeenkomst met onze klanten.
• Klantenservice: beantwoorden van vragen en bieden van technische ondersteuning.
• Administratie: facturatie, naleving wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscale bewaarplicht).
• Veiligheid: beveiliging, fraudepreventie, toegangscontrole.
• Marketing: alleen met voorafgaande toestemming of bij bestaande klantrelaties in overeenstemming met de wet.

Grondslagen: uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming.

5. Subverwerkers en verwerkingslocaties

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor het leveren van onze diensten. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van ons, op basis van een verwerkersovereenkomst.

• Mailgun – Verzenden transactionele e-mails (servers in EU / VS)
• Mollie – Betalingsverwerking (servers in EU)
• ActiveCampaign – Marketing automation en e-mailcampagnes (servers in VS)
• Amazon AWS – Hosting en dataopslag (servers in EU / VS)
• Cloudflare – Beveiliging, CDN, DDoS-bescherming (servers wereldwijd)
• Google Analytics (GA4) – Geanonimiseerde webstatistieken (servers in EU / VS)
• Meta (Facebook Pixel) – Advertentie-optimalisatie, alleen bij toestemming (servers in VS)
• Moneybird – Boekhouding en facturatie (servers in EU)
• Snelstart – Boekhouding en facturatie (servers in EU)
• Resend – E-mailverzending en notificaties (servers in EU / VS)

Doorgifte buiten de EER Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), maken wij gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s) en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Dit geldt o.a. voor onze subverwerkers Mailgun, ActiveCampaign, Cloudflare, Meta, Resend en Google Analytics.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor factuurgegevens).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• SSL/TLS-encryptie voor gegevensoverdracht
• Beperkte toegangsrechten voor medewerkers
• Regelmatige beveiligingsupdates en penetratietests

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage in uw gegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid van gegevens
• Bezwaar tegen verwerking (incl. direct marketing)
• Intrekking van toestemming

U kunt een verzoek indienen via info@membirds.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Cookies en tracking

Wij gebruiken functionele, analytische en (met toestemming) marketingcookies.

• Google Analytics (GA4): geanonimiseerde statistieken, geen tracking over apparaten.
• Facebook Pixel & Conversion APi: alleen bij toestemming, voor advertentie-optimalisatie.

Voor meer informatie en het aanpassen van uw voorkeuren, zie ons cookiebeleid.

10. Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Op basis van onze verwerkingen zijn wij niet verplicht een FG aan te stellen. Wij herbeoordelen dit periodiek.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar via onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail.

Contact MemBirds B.V. Keizersgracht 520h 1017 EK Amsterdam info@membirds.nl